Las TIC aplicadas a la contabilidad

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

SAN JUAN DE LOS MORROS - EDO GUÁRICO

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “ROMULO GALLEGOS”

ÁREA: CIENCIAS ECONÓMICAS

MATERIA: INFORMÁTICA I

LAS TIC APLICADAS A LA CONTABILIDAD

Profesor

Ing. Carlos Garrido

Carrera: Contaduría     Sección: N1

Integrantes:

Quiñones Yaquelin, C.I.: 16.538.876

Delgado Greisamelys, C.I.: 20.118.264

San Juan de los Morros, 26 de Octubre 2012

INTRODUCCIÓN

La tecnología ha impactado de manera directa todas las áreas del saber, algunas con mayor impacto otras con menor pero de todas maneras se ven a afectadas por la evolución de la tecnología.

 En el caso de la contabilidad se ha convertido en una gran revolución debido a que se ha modificado completamente el proceso contable, antiguamente todos los procesos contables se realizaban a mano, en libros, los cuales corrían el riesgo de perderse, mojarse, quemarse, etc. Pero en la actualidad ese modelo de contabilidad es obsoleto porque ya todo el proceso contable se puede realizar a computadora y se ve más limpio, más pulcro y más profesional.

La tecnología ha tenido un impacto a tal punto en la contabilidad que un contable que no esté actualizado con la tecnología   debe capacitarse para ejercer como contable en la actualidad.

La tecnología nos facilita el proceso a un punto tal que veíamos que anteriormente un proceso de inventario podía durar semanas y requería un grupo grande de empleados para realizar el mismo, en la actualidad con el uso de la tecnología este proceso puede ser realizado por pocas personas y en un corto tiempo.

 Entonces podemos decir que la tecnología es indispensable en la contabilidad, en este trabajo conoceremos los diferentes usos que se le puede dar a la tecnología en la contabilidad.

LAS TIC APLICADAS A LA CONTABILIDAD

LA CONTABILIDAD

Contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas, con el fin de servir a la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil. Posee además una técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos públicos interesados.

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

En la actualidad es imposible concebir el manejo de ninguna esfera económica sin el uso y aplicación de los criterios derivados de la contabilidad, de la manera siguiente:
Sirve de instrumento de control y dirección de la actividad financiera.
Sirve de instrumento de programación y planificación de las actividades económicas en el proceso de desarrollo de las empresas y de la economía mundial.
Permite un mejor desarrollo de los entes económicos individuales haciendo uso de los efectos positivos que brinda las leyes económicas.
Contribuye al servicio social que resta la empresa y por ende actúa como instrumento de justicia social.

USO DE LAS TIC´S EN CONTABILIDAD

La tecnología de la información (TIC´S) está cambiando constantemente en el registro de las operaciones contables que en las empresas se están llevando a cabo, las personas que trabajan con el gobierno o en empresas privadas, que dirigen personas que trabajan como profesionales en cualquier campo, utilizan las TIC´S cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, software contable, entre otras funciones; es por eso que la función de las TIC´S en los procesos de la empresa se han expandido grandemente.

La ampliación de aplicaciones también ha crecido a un ritmo acelerado, la primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesosen línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo, sino que también ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten y toman mejores decisiones para lo cual tengan una forma más adecuada para competir con las demás empresas.

El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información.

Al incorporar las tecnologías de la información en la Contabilidad se producen   consecuencias como mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido).

POR QUÉ USAR SOFTWARE CONTABLE

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

 

·         *Registro de la actividad financiera

·         *Clasificación de la información

·         *Resumen de la información

Los pasos que se han descrito son en los que el software contable puede simplificar tareas, reduciendo de esta manera costos y tiempo el procesamiento de toda esta información y procurando una mayor seguridad en los resultados.

CARACTERÍSTICAS

 DEL SOFTWARE CONTABLE

Información tan delicada con la contable, debe estar siempre bien protegida y debe ser cien por ciento confiable. Las siguientes son las características   que debe poseer un buen software contable.

Flexibilidad

·         *Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa.

·         *Definición de documentos típicos que son de mayor utilización en la empresa.

·         *Edición del plan de cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa.

·         *Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la presentación de informes.

      Compatibilidad

·         *Con otros programas de oficina mas utilizados como el Office.

·         *Con otros programas contables y financieros.

·        * Permita importar y exportar información con otros programas.

·         *Manejo de centros de costos.

Fácil Manejo

·         *No requiere personal especializado en computación para el manejo del software.

·         *Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.

·         *Indica la mayor información relativa en una sola vista.

·        * Desglose de la información por periodos contables.

·        * Actualización automática de saldos.

Seguridad

·         *Claves de acceso.

·        * Definición de usuarios con diferentes atributos.

·         *Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de último nivel.

·        * Informe de cualquier inconformidad con el balance.

Uniformidad

·         *Plan único de cuentas básico incluido.

·         *Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla.

·         *Estandarización de los formatos y procesos para el manejo de la información: consultas y reportes.

·         *Graficas estadísticas.

      Reportes Básicos Requeridos

·         *Plan único de cuentas.

·         *Comprobante diario de contabilidad.

·         *Lista de documentos por períodos.

·        * Lista de movimientos por cuentas.

·         *Libros oficiales

·         *Estados financieros comparativos.

·         *Análisis estadísticos.

·         *Reportes legales

Opciones Avanzadas

·         *Que tenga un generador de informes especializados.

·         *Facilidad de actualización del software.

·         *Soporte contable en línea.

PASOS PRELIMINARES PARA SISTEMATIZAR LA CONTABILIDAD A TRAVÉS DE UN SOFTWARE

*Para iniciar la sistematización de la contabilidad, es necesario:

·        * Identificar y definir la empresa(nombre, actividad, NIT, régimen)

   *Ajustar el catalogo de cuentas (Conviene recordar que la base más importante para el anejo de la contabilidad procesada por computador es el plan de cuentas; el cual debe adecuarse a las nuevas necesidades)

·         *Definir documentos a utilizar.

·        * Definir el flujo de documentos.

·         *Introducir la información requerida.

VENTAJAS DE LAS TIC EN LA CONTABILIDAD

     Las ventajas reconocibles a las relaciones existentes entre el incremento en la producción y difusión de nuevas tecnologías y las posibilidades de acceder a conocerlas y utilizar el conocimiento de los factores endógenos y exógenos que inciden en las innovaciones tecnológicas por parte de las empresas.

Se puede afirmar que la producción de las tecnologías e información pueden ser entendidos como un proceso de innovación social que moviliza las capacidades de la organización, constituyéndose en una instancia de generación de conocimiento que remite a los saberes que se recrean en diferentes áreas de la empresa, en un proceso dinámico, continuo y acumulativo; que modifica y reelabora.

DESVENTAJAS DE LAS TIC EN LA CONTABILIDAD

• *Disminución en la Confiabilidad de Información Contable.
• *Recurso humano indispensable para Manejar Sistemas de Información.

FUNCIÓN DE LA TIC PARA LOS CONTADORES

    La Contabilidad es un sistema de información compuesto por cuatro elementos, Un Emisor (Contador Público); Un Medio (canal por donde se dirige el mensaje); El Mensaje (es el conjunto de datos que producen información) y los Usuarios (son aquello receptores, denominados partes de interés). En este caso, la tecnología afecta el Medio por el cual circulan los datos para producir información y posterior mente conocimiento, pero la Contabilidad va más allá, es: un sistema de información, que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo particular de datos, la información financiera, jurídica y socio-económica, vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El sistema contiene un proceso al que le ingresan datos y otros elementos, como: políticas, manuales, planes de cuentas, normas, etc. En la actualidad, los sistemas de innovación tecnológica pretenden que todos los sistemas de información produzcan conocimiento; el cual implica un análisis y retro alimentación. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de 

información 15. Las empresas actualmente implementan sistemas automatizados del ciclo de compras, medios de pago, contratación con proveedores, igualmente efectúan el traslado de información vía Web. Actualmente se presentan problemas entre los sistemas de información financieros y administrativos y los sistemas que captan datos internos y externos, referente a la integración de estos, además que se presenta problemas en el lenguaje de publicación bajo formatos de páginas Web (HTML).

·         Proporcionar información útil, accesible y operable.

·         No presente datos innecesarios.

     Este lenguaje permite escribir documentos en hipertexto (HTML), además usa las normas para intercambiar información financiera especialmente por Internet, permite la preparación de informes financieros confiablemente, permite crear software, además disminuye la manipulación de los datos, recorta el tiempo de preparación de la información; sin embargo no permite obtener información de la forma como fueron preparados los informes.

     El proceso de revelación de la información Contable es mas analítico, puesto que hay que verificar que se hallan reconocido todos lo hechos económicos y adicionalmente programar el sistema para que le produzca el reporte depurado con las características requeridas por las partes de interés.

    Como se observan en su mayoría todos los medios son electrónicos, esto obliga a publicar la información financiera en la RED. Carmen Pérez en su artículo La divulgación digital de la información financiera.23 Lo reitera diciendo: “el empleo de nuevas herramientas informáticas, que faciliten enormemente la accesibilidad a la información y su análisis, superara algunas limitaciones en el modelo tradicional de comunicación de información financiera en el formato papel”.

     Encontraron que en Colombia de las empresas cotizantes en bolsa solo el 63.63% de la muestra disponía de información de la empresa en la Web, y de estas solo el 17.11% publicaban información financiera, de estas 71.93% deben presentar información financiera a organismos y la poseen en la Web. Esto demuestra que en Colombia la cultura de Publicación de información financiera no esta desarrollada, sin embargo. Ellos dan las siguientes pautas de la información que debe ir en ellas: la información financiera de las empresas. Como:

·         “Carácter completo: en la página Web debe aparecer la información lo mas completa posible, para lo cual es posible incorporar el informe anual, el de gestión, y los estados financieros básico”

·         Oportunidad: se debe no solo incorporar información anual, si no que seria conveniente informar sobre intervalos de tiempo, y en el informe presentado por la CICA da la posibilidad de presentar información financiera tiempo real”.

·         Comparabilidad: es necesario incorporar información sobre varios periodos de tiempo, susceptibles de ser utilizados para realizar sus propios informes comparativos.

       La información es útil, Cuando es pertinente y confiable. 

CONCLUSIÓN

Para concluir puedo decir que la contabilidad se ha visto afectada de manera positiva por la tecnología, ha experimentado grandes cambios con su automatización y es muy favorable para los contadores ya que se les facilita el trabajo y lo hacen de manera mas ordenada y mas elegante.

Por otro lado es mas seguro porque no se corre el riesgo de que la información va a estar disponible para cualquier persona, o que se pueda dañar ya sea con agua, o con fuego, etc.

Es simplemente perfecto el nuevo sistema que se usa para la contabilidad.

Ver también los siguientes videos:

http://www.youtube.com/watch?v=ZT1oSPDlnKs